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DSGVO-Checkliste: KI-Tools rechtssicher in der Schule einsetzen

Stellen Sie sicher, dass Ihre Schule KI-Tools datenschutzkonform einsetzt. Diese Checkliste deckt alle wichtigen DSGVO-Anforderungen ab.

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1Vor der Einführung

Den/die Datenschutzbeauftragte/n der Schule über den geplanten KI-Einsatz informieren
Das KI-Tool in das Verarbeitungsverzeichnis der Schule aufnehmen
Einen Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) mit dem Anbieter abschließen
Prüfen, ob eine Datenschutz-Folgenabschätzung (DSFA) erforderlich ist
Die Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung festlegen (Einwilligung oder berechtigtes Interesse)
Die Schulleitung und den Schulträger über den Einsatz informieren und Freigabe einholen

Einen Elternbrief mit verständlicher Erklärung zum KI-Einsatz verfassen
Eine datenschutzkonforme Einwilligungserklärung für Erziehungsberechtigte erstellen
Die Einwilligung ist freiwillig, informiert, bestimmt und unmissverständlich formuliert
Hinweis auf jederzeitiges Widerrufsrecht ist enthalten
Alternative für Schülerinnen und Schüler ohne Einwilligung ist vorhanden
Alle unterzeichneten Einwilligungen sicher und nachweisbar aufbewahren

Keine echten Schülernamen oder persönlichen Daten in KI-Tools eingeben
Pseudonymisierte oder anonymisierte Bezeichnungen verwenden (z. B. Schüler A, B, C)
Löschfristen für gespeicherte Daten festlegen und einhalten
Regelmäßig prüfen, ob das Tool weiterhin DSGVO-konform arbeitet
Zugangsdaten sicher verwalten und nicht an unbefugte Personen weitergeben
Bei Datenpannen sofort den Datenschutzbeauftragten und ggf. die Aufsichtsbehörde informieren

Alle Verträge mit KI-Tool-Anbietern zentral und sicher ablegen
Ein Protokoll über die eingesetzten Tools und deren Nutzungszweck führen
Technische und organisatorische Maßnahmen (TOMs) des Anbieters dokumentieren
Regelmäßige Überprüfung der Datenschutzmaßnahmen dokumentieren (mindestens jährlich)
Schulungen und Fortbildungen zum Thema Datenschutz und KI nachweisen

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